Mit der richtigen Struktur und analytischen Herangehensweise lässt sich jede Aufgabe gut wenn nicht sogar exzellent meistern. Auf der anderen Seite geht es um Kandidaten, Mitarbeiter und Führungskräfte, also um Menschen. Jeder in seiner ganz persönlichen Situation. Und das macht jeden einzelnen Fall individuell und betrachtenswert. Einige Entscheidungen und Fälle lassen sich eben nicht entlang eines Prozesses oder Standards lösen, sondern nur im Sinne des Menschen. Und genau hier liegt der Unterschied. Mitarbeiter, die HR als Dienstleister nutzen, erwarten keine Wartenummer, um dann nach einem Standardverfahren abgearbeitet zu werden. Zumindest nicht immer. Sie erwarten eine Lösung für ihre persönliche Fragestellung.

Ich weiß auch, dass das ein Spagat ist. Was kann man als Unternehmen leisten und was nicht? Wenn Sie an der richtigen Stelle individuelle Lösungen finden, gewinnen Sie in jedem Fall. Dazu gilt es doch zunächst seine Hausaufgaben zu machen. Klare Prozesse, passende Systeme, durchgängige Entscheidungsrichtlinien, relevante HR-Instrumente, Transparenz und und und. Darüber hinaus braucht es Mitarbeiter mit der richtigen Einstellung und der Fähigkeit, die Aufgaben zu bewältigen. Wie oft hört man, dass Mitarbeiter im HR untergebracht oder geparkt werden, weil man für sie im Unternehmen, aus welchem Grund auch immer, zum aktuellen Zeitpunkt die beste Einsatzmöglichkeit sieht. Keine HR-Erfahrung, keine personalrelevante Ausbildung. Nun ja, Personal kann jeder.

Der Fokus meiner Beratungsleistung liegt auf dem Herausarbeiten des Exzellenz-Faktors, dazu zählt insbesondere die Basisarbeit. Wie müssen Strukturen, Prozesse und Systeme aussehen, um als Dienstleister wahrgenommen zu werden und Kunden zu begeistern? Dabei konzentriere ich mich insbesondere auf die Themenfelder, die im Rahmen der Ansprache und Gewinnung von Kandidaten also rund um das Recruiting anfallen:

• Employer Branding

• Personalmarketing

• Recruiting

• Onboarding

Allen voran steht ein Konzept, Strategiepapier, White Paper, wie auch immer sie es nennen möchten. Es werden das IST- und Soll-Image analysiert bzw. erarbeitet. Der Wettbewerb geprüft, die Zielgruppen definiert usw. Wofür steht ihr Unternehmen? Was ist Ihr Nutzenversprechen an Kandidaten (Employer Value Proposition)? Und wie wollen Sie dieses in welchen Kanälen kommunizieren?

Haben Sie eine klare Strategie festgezurrt, ein Kommunikations-Konzept erstellt, Maßnahmen und Kanäle festgelegt, Leistungskennzahlen definiert, kann es in die Umsetzung gehen.

Employer Branding wirkt zeitverzögert. Gerne spricht man sinnbildlich von einem Dampfer, der zunächst Fahrt aufnehmen muss. Doch das war gestern. Mit der Digitalisierung, die auch im HR Einzug hält, muss es schneller gehen. Es braucht kleine Schnellboote, um flexibel und dynamisch reagieren zu können und Geschwindigkeit aufzunehmen.

Ich unterstütze Sie in der Erstellung einer Employer Branding Strategie, bei der Transformation in eine digitale Welt (Digital HR) und bringe diese mit Ihnen gemeinsam in die Umsetzung.

Hier drei Beispiele:

1. Die interne Kommunikation: Vergessen Sie nicht, dass Personalmarketing auch im Unternehmen stattfindet. Kampagnen, die die Arbeitgebermarke nach außen transportieren, sollten zunächst nach innen kommuniziert werden. Gönnen Sie Ihren Mitarbeitern den Wissensvorsprung. Damit fördern Sie gleichzeitig die Identifikation und das Zugehörigkeitsgefühl.

2. Die Durchgängigkeit: Möchten Sie eine neue Botschaft zur Ansprache von Kandidaten verwenden, sollte sich diese durch den gesamten Mitarbeiter-Lebenszyklus ziehen, also von der Ansprache, über die Bewerbung und Einstellung bis hin zum Austritt. Prüfen Sie also Ihre Prozesse, Dokumente und angewendeten Materialien. Die Botschaften der Arbeitgebermarke sollen lebendig sein.

3. Die Befähigung der Mitarbeiter: Ihre Botschaft oder Strategie sollte nicht nur kommuniziert werden, sie muss von Ihren Mitarbeitern gelebt und verkörpert werden. Ein Beispiel: Ihre Arbeitgebermarke beinhaltet Botschaften zur Digitalisierung. Dann sollten Ihre Mitarbeiter und deren Arbeitsmittel dies unterstreichen. Kennen sich Ihre Mitarbeiter mit diesen Themen nicht aus, dann erarbeiten Sie ein Konzept zur Befähigung und setzen dieses schnellstmöglich um. Was nutzt es sonst, wenn Kandidaten eine digitale Welt erwarten und die Mitarbeiter, mit denen er im ersten Schritt Kontakt hat, keinen Umgang damit pflegen.

Ich unterstütze Sie bei der Umsetzung der Employer Branding Strategie, damit diese erfolgreich im Unternehmen und in den relevanten Bewerbergruppen ankommt.

Ist dieser nach den in jedem Unternehmen unterschiedlich verankerten Verfahrensweisen genehmigt, wird dieser in der Regel an die Recruiting-Abteilung übergeben.

Im Recruiting finden verschiedene Schritte statt:

• Vakanz erfassen

• Gesuchtes Profil verstehen

• Interne und externe Stellenausschreibung unter Berücksichtigung innerbetrieblicher Vorgaben und Regularien

• Direkte Ansprache von Kandidaten (Active Sourcing, Talentpool)

• Bewerbungen sichten und vorausgewählte Profile dem Fachbereich präsentieren

• Kandidat zu den einzelnen Auswahlschritten einladen (z. B. Interview, Auswahltag)

• Auswahlschritte durchführen und Entscheidung treffen

• Angebot aussprechen

• Vertrag erstellen

• Dazwischen noch reichlich Bewerbermanagement (Telefonate führen, Absagen versenden usw.)

Das klingt alles logisch und einfach. Aber auch das ist es nicht. Denn der Erfolg steckt im Detail oder viel mehr im Prozess. Der Recruiter ist dabei ein wichtiges Glied in der Kette. Ein Prozess kann noch so gut sein, ist der Recruiter nicht ausreichend eingearbeitet oder befähigt, wird er zu früh falschen Entscheidungen treffen.

Nutzen Sie die richtigen Kanäle für eine direkte Ansprache von Kandidaten (Active Sourcing). Haben Sie ein System, dass Sie bestmöglich unterstützt, Kandidaten durch den Recruiting-Prozess zu begleiten? Bekommt jeder Kandidat von Ihnen eine Rückmeldung? Haben Sie vielleicht sogar Service Level Agreements (SLA) formuliert? Darf ein Kandidat sich auch anders als online bewerben? Woran macht der Recruiter fest, ob er jemanden ablehnt oder in den Auswahlprozess aufnimmt? Hat jeder Recruiter dieselben Auswahlkriterien oder muss das Kandidat Glück haben, bei dem Richtigen zu landen?

Mit Geschwindigkeit begeistern, mit Dienstleistung begeistern, mit richtigen Einschätzung begeistern. Ich könnte rund um dieses Thema ein ganzes Buch schreiben und dem Thema „Kundenorientierung im Bewerbungs- und Auswahlprozess“ dabei ein großes Kapitel widmen. Denn das ist einer der wichtigsten Prozesse im Personalbereich – auch wenn natürlich jede Aufgabe wichtig ist. Hier entsteht der erste und ggf. auch letzte Eindruck zwischen Kandidat und Unternehmen, ähnlich einer Hotelrezeption. Hier können Sie als Unternehmen alles gewinnen. Aber auch alles verlieren. Kandidaten sind Multiplikatoren. Nicht nur im Falle einer Zusage, sondern insbesondere bei einer Absage. Eine Arbeitgebermarke hat Abstrahleffekte auf die Produktmarke – und natürlich auch umgekehrt. Im schlechtesten Fall verlieren Sie bei einer Absage also nicht nur den Kandidaten, sondern auch den Kunden – und wenn es ganz schlecht läuft, sein Umfeld gleich mit.

Ich unterstütze Sie, die Recruiting-Prozesse zu professionalisieren und in Ihrer Arbeit erfolgreicher zu werden. Aus Ihrer Recruiting-Abteilung wird eine Hotelrezeption, die jeden Gast gerne zufriedenstellt, egal ob er die Dachkammer oder Präsidentensuite gebucht hat, oder einfach nur Informationen möchte. Dazu zählt auch der richtige Umgang mit Beschwerden.

Immer mal wieder höre ich noch „Der Kandidat soll doch froh sein, dass er hier arbeiten darf.“ Kein Witz. Aber diese Zeiten sind lange vorbei. Fachkräftemangel lässt grüßen. Allen voran steht auch hier ein guter Prozess, der zu Ihnen als Unternehmen passt. Inhalte und Ablauf eines Onboarding können von Unternehmen zu Unternehmen variieren und trotzdem für jedes Einzelne erfolgreich sein. Geschwindigkeit, Professionalität, Transparenz über die nächsten Schritte, Kontakthalten durch den Vorgesetzten, Vorbereitung des ersten Arbeitstages, Planung der Einarbeitung – das alles haben Sie schon mal gehört. Wenn Sie mal ganz ehrlich sind, haben Sie noch nicht alles berücksichtigt, oder? Und dann ist da ja auch noch das Tagesgeschäft...

Stellen Sie sich einfach die Frage: „Was würde ich mir als neuer Kollege wünschen?“ Welche Fragen wird sich also ein neuer Kollege stellen? Versuchen Sie nicht darauf zu warten, dass er sich meldet. Nach dem Motto: Wenn er eine Frage hat, dann kommt er schon. Sondern seien Sie einen Schritt schneller als der neue Kollege. Das schafft Begeisterung und Zugehörigkeit gleich vom Start weg.

Ein guter Onboarding-Prozess ist nicht komplex und zeitintensiv. Je besser und strukturierter der Prozess und die Transparenz innerhalb Ihres Unternehmens, desto weniger Zeit müssen Sie darauf verwenden.

Ich unterstütze Sie dabei, den für Sie richtigen Onboarding-Prozess zu definieren und die dazugehörigen Unterlagen und Konzepte zu entwickeln.

An dieser zentralen Stelle, kann durch den Anspruch auf eine exzellente Dienstleistung viel erreicht werden. Eben keine Nummer im Warteraum, sondern der Mensch, der wahrgenommen wird. Ein zufriedener Kandidat ist Multiplikator, daraus werden Mitarbeiter. Ein zufriedener Mitarbeiter ist Multiplikator und macht das Unternehmen erfolgreich.

Exzellenz steht für überdurchschnittlich, eindrucksvoll, bemerkenswert. Das setzt voraus, dass Sie eine gute Basis haben. Sie können nicht begeistern, wenn Ihre HR-Abläufe nicht stimmig sind. Da können Sie noch so nett und serviceorientiert sein. Nach hinten raus bleibt ein Kandidat oder Mitarbeiter unzufrieden, weil die Abläufe nicht funktionieren.

Und das beginnt ganz vorne im Prozess, in der Ansprache und Gewinnung von Mitarbeitern. Hier findet der erste Kontakt zu potentiellen Kandidaten statt. Nicht jeder dieser Kandidaten wird zum Mitarbeiter. Doch jeder dieser Kandidaten ist ein Multiplikator für Sie als Arbeitgeber. Die Wahrnehmung als Arbeitgeber hat zudem eine große Strahlkraft auf Ihre Produktmarke. Verlieren Sie einen Kandidaten im Bewerbungsprozess, weil er unzufrieden ist, dann verlieren Sie ihn und im schlechtesten Falle auch sein Umfeld als Kunde für Ihr Produkt. Nicht selten passiert das im Bereich Azubi-Recruiting. Eltern werden sinnbildlich zum Löwen, wenn ihr Kind in einem Unternehmen im Rahmen eines Praktikums oder Auswahlprozesses eine schlechte Erfahrung macht.

Haben Sie nachfolgende Punkte schon einmal geprüft?

• Spiegelt sich Ihr Emloyer Brand in den Recruiting- und Personalprozessen wider?

• Verstehen sich Ihre HR-Mitarbeiter und -Führungskräfte als Dienstleister im Unternehmen?

• Sind Ihre Dokumente fehlerfrei, schlüssig, fachlich und rechtlich richtig?

• Haben Sie ein System, das Ihnen ermöglicht, das Notwendige zu dokumentieren?

• Liegen Ihnen Prozessdokumentationen vor, die ein flüssiges und gleiches Arbeiten verschiedener Mitarbeiter ermöglichen?

• Haben Sie Richtlinien im Umgang mit Reklamationen?

• Sind Ihre Recruiter bestmöglich befähigt, das Potential von Kandidaten zu erkennen?

Exzellenz entsteht im Kleinen und muss nicht aufwendig sein. Was kostet es schon beispielsweise, für eine Rückfrage einen Anruf zu tätigen, anstatt eine E-Mail oder einen Brief zu formulieren? Aus meiner Sicht: deutlich weniger. Und: Sie gewinnen überdurchschnittlich mehr. Sie zeigen Wertschätzung, weil Sie sich die Zeit nehmen, den Sachverhalt persönlich genau zu verstehen. Sie geben Ihrem Unternehmen ein Gesicht bzw. Stimme.

Exzellenz kann nur dann entstehen, wenn alle Bausteine Ihrer HR-Arbeit ineinander greifen:

• Mitarbeiter – Wer?

• Instrumente – Was?

• Prozesse – Wann?

• Systeme – Wie?

Stimmt also die Basis, sind Sie schon nahe dran – an der Exzellenz.

Ich unterstütze Sie dabei, die Basis Ihrer Recruiting-/HR-Arbeit zu schaffen, damit die Bausteine wie ein Zahnrad ineinander greifen, verbunden mit dem Ziel den Exzellenz Faktor herauszuarbeiten.